关于有限公司的account和tax

心心公主

我的男友刚开始成立一间公司，是属于SDN BHD, 他生意上的全盘账目现在都交由我处理，有几个问题需要请教各位大大。

• 公司是在9月中注册的，但是从10月1号开始才投入营业，那么公司的financial period 可以算是每年的10月1号开始到隔年的9月30号吗？
• 每年的financial year end关账后，就需要把公司的账目交给auditor审核，通常需要给于他们什么文件呢？因为我们只是属于小型的SDN BHD，audit时是叫auditor上门来audit, 还是需要把全部的文件送去给他？
• Auditor 需要在多久的时间内完成整个audit的过程，然后给我们audit report？如果他们迟了，对我们有什么影响？
• 现在我们需不需要每个月缴交estimate of tax payable，如何计算呢？我们刚开始投入运作，如何estimate turnover 或
  net profit来计算tax呢？
• 如果我们的financial period是10月1号开始到隔年的9月30号，那么year of assessment又应该从几时到几时呢? 会有overlapping period 吗？
• 公司的inventory很乱，目前我们并没有使用任何inventory / stock control的software, 我只是用excel来monitor那些stock, 造成physical stock 和system record不一样（进货和出货的是另一个人），大大们有什么建议呢？我开始担心audit时要如何解释了。。。 ...我需要给auditor整年的inventory movement report 吗？
• Director Fees 是tax allowable 的吗？Entertainment Expenses, Outstation Expenses 是否需要add back呢？若outstation expenses 有包括taxi fare, food & refreshment, 。。。没有receipt的话，怎么办？

在此先感谢各位大大的解答。

ks_w

1. 第一个financial period是从公司注册当天算起的，不是从开始营业算起的。至于要选什么year end是自己决定的。但由于Companies Act, 1965有规定第一次的股东周年大会上“AGM“从公司成立日起不能长过18个月的。所以呢，你的financial year end不能迟过2011年的2月。个人建议你用December为year end。

2. 需要把所有的accounting document (General Ledger, Trial Balance, Balance Sheet, Income Statement, sales invoice, purchase invoice, payment voucher, cash voucher, journal voucher, bank statement, bank reconciliation, bank in slip, payroll file and etc)。如果document很多，就让auditor到公司来做审计。

3. 时间长短就可要看auditor们忙不忙，如果不是忙季，accounts做的漂亮，就会很快的。1-2个星期吧。如果meet不到deadline,就会中SSM及IRB的罚款。请参考一下的贴：http://cforum6.cari.com.my/viewt ... &extra=page%3D1

4. 对于在今年成立的新公司，可以2个Year of Assessment都不需要做estimation (CP204)。只需要在submit Form C的时候，在规定的日子里交tax payable就可以了。

5. 要先决定financial year end, 才能知道Year of Assessment 的basis period。如果是订在31 December 2010, 那你的basis period应该是（不好意识，这我不是很确定的）：
YA 2009 – 01.10.2009 to 31.12.2009
YA 2010 – 01.01.2010 to 31.12.2010

6. 是做什么生意的？可以考虑用ＵＢＳ　ｏｒ　ＭＹＯＢ的Stock System.　通常ａｕｄｉｔｏｒ不会查inventory movement，除非觉得你的inventory不对劲。

7. Director Fees 是tax allowable 的。
Entertainment Expenses就要看是什么样的entertainment.如果能证明是和customer/supplier就可以claim.　一般的做法是claim 50% of total entertainment expenses.
若outstation expenses是business related的就可以。但一定要有receipt。

unique_chin

回复 1# 心心公主


   
1. 公司的financial period 可由公司和公司秘书商量决定要在哪一个月,所以你的公司未必要在隔年的9月30号,一旦决定后,公司 秘书就会交annual return到SSM通知它们

2.最基本的文件应该有management accounts (Trial balance, balance sheet, income statement), 然后附上payment vouchers & supporting documents(帐单）, bank statements, cheque butts, tenancy agreement, HP agreement, title deed, salary worksheets 及其它等等。。。基本上audit 之前，auditor都会给一个listing叫你准备所需的文件吧。。至于你要auditor上门或自行送文件，可由自己决定，通常如果文件不会很多的话，我鼓励你送给他们审刻吧，比较方便又省travelling costs

3.Auditor 所需要的时间会跟着你的公司大小和活跃度而异。。。所以给不到一个明确时间，基本上应该需要一个月吧。。。如果迟了而未能交上，SSM就会罚款你们公司，如果你的公司有tax然后没交Form C 和 Form R， IRB (Inland Revenue Board) 也会有另外罚款

4.如果你的公司是新成立的话，目前还不需要交estimate tax payable 吧，至于如何estimate turnover,那就要看你的公司运行到如何，有没有赚钱。。。通常Sdn. Bhd.公司都会与自己的tax agent 商量，然后再决定estimate tax payable，呈交CP204 form 给 IRB，或许你可以和你的tax agent商量

5.如果第一年你的financial period 刚好是十二个月，那么你的year of assessment 就会跟着你的financial year end (9月30号）,在这个情况下就不会有overlapping period

6.你所说的不一样是指inventory records不能跟accounting record tally 吗？valuation 如何？有没有准备stock listing和 进行stock take？这方面或许你应该跟auditor商量吧,看他们有没有必要参与你们的stock take

7.Director fee 是tax allowable的, entertainment expenses 通常是50%  allowable (除非你可以证明给IRB它们是wholly relate to sales才能fully allowable), outstation expenses 应该是指travelling and accomodation 吧,如果有帐单的话可以扣，没receipt 的话最好add back以免被IRB质问


(P/S:不好意思，打完后才看到ks_w大大已经回复了，不过还是post上来分享
以上纯属个人意见分享，只供参考)

ks_w

Hi unique_chin,

交个朋友。

unique_chin

Hi unique_chin,

交个朋友。
ks_w 发表于 15-12-2009 11:48 PM

   呵呵。。。小弟愚见让你见笑了
对了，你上面给的link好像link回这个帖哦
你应该是想要refer这个吧
http://cforum4.cari.com.my/viewt ... 4141&extra=page%3D1

心心公主

回复 2# ks_w

financial period是从公司注册当天算起的，不是从开始营业算起的。但从9月中到9月30号没有任何transaction，就让当个月的account空白吗？
若是financial period决定以December为year end，那么我的financial period是：
第1年：2009年9月中– 2010年12月31号
第2年：2011年1月1号– 2011年12月31号

对吗？

需交给auditor 的document 有包括closing stock listing 吗？

心心公主

回复 3# unique_chin

是的，inventory records不能跟accounting record tally。如果同一个item会跟不同suppliers购买，价钱不一样， 大大建议用FIFO还是WAC method呢？（我只是用EXCEL计算）

应该如何计算closing stock value 呢？目前10月份的account closing 也还没finalize, 就是因为closing stock 的问题。

ks_w

是的。

closing inventory的listing（quantity, unit cost, total cost) 也是要的。

回复 2# ks_w

financial period是从公司注册当天算起的，不是从开始营业算起的。但从9月中到9月30号没有任何transaction，就让当个月的account空白吗？
若是financial period决定以December为year end，那么我的financial period是：
第1年：2009年9月中– 2010年12月31号
第2年：2011年1月1号– 2011年12月31号

对吗？

需交给auditor 的document 有包括closing stock listing 吗？

ks_w

根据inventory record为准，如果你的inventory record有document down所有的买/卖货(quantity and unit cost). FIFO or weighted average都可以的。你自己喜欢就好。哈哈

回复  unique_chin

是的，inventory records不能跟accounting record tally。如果同一个item会跟不同su ...
心心公主 发表于 16-12-2009 11:36 AM

ks_w

哦哦哦哦，那是我搞错了。

我也是小弟啊。哈哈哈。现在做那行呢？

呵呵。。。小弟愚见让你见笑了
对了，你上面给的link好像link回这个帖哦
你应该是 ...
unique_chin 发表于 16-12-2009 11:02 AM

unique_chin

回复  ks_w

financial period是从公司注册当天算起的，不是从开始营业算起的。但从9月中到9月30号没有任 ...
心心公主 发表于 16-12-2009 11:28 AM

是的。

closing inventory的listing（quantity, unit cost, total cost) 也是要的。

回复  ks_w

...
ks_w 发表于 16-12-2009 12:22 PM

据我所知,
for accounting purpose (SSM)
financial period 通常是从公司注册当天算起,

for tax purpose (IRB)
year of assessment 则应该从公司开始营业算起,

在这个情况下,
有些公司第一年的 accounting period 就会和 taxable period有一点不同

(如有错误请更正我)

ks_w

没错。

据我所知,
for accounting purpose (SSM)
financial period 通常是从公司注册当天算起,

for tax p ...
unique_chin 发表于 16-12-2009 02:25 PM

unique_chin

回复  unique_chin

是的，inventory records不能跟accounting record tally。如果同一个item会跟不同su ...
心心公主 发表于 16-12-2009 11:36 AM

    ks_w大大已经替你回答了
不过我想问一下为什么你的records会不tally呢?
差距数额会不会很大?

unique_chin

哦哦哦哦，那是我搞错了。

我也是小弟啊。哈哈哈。现在做那行呢？
ks_w 发表于 16-12-2009 12:30 PM

    本人经验尚浅，所以你应该是前辈了
我之前是在会计楼做的,
目前在commercial line转攻内部审刻

ks_w

哈哈，说到我很老似的．

本人经验尚浅，所以你应该是前辈了
我之前是在会计楼做的,
目前在commercial line转攻内部审 ...
unique_chin 发表于 16-12-2009 02:46 PM

unique_chin

哈哈，说到我很老似的．
ks_w 发表于 16-12-2009 06:28 PM

没有这个意思。。。
只是想说你的经验比较多

ks_w

不敢当。这里有很多很有经验的大大还没“露”出来呢。 我们这些只是小混混而已。

心心公主

据我所知,
for accounting purpose (SSM)
financial period 通常是从公司注册当天算起,

for tax p ...
unique_chin 发表于 16-12-2009 02:25 PM

哦。。。那目前我使用ubs来做账，第一个period是october的话，是错误的咯？因为公司注册的日子是在9月中。

心心公主

ks_w大大已经替你回答了
不过我想问一下为什么你的records会不tally呢?
差距数额会 ...
unique_chin 发表于 16-12-2009 02:38 PM

因为sales person自己去store拿货，有时还没做billing，有时直接从supplier处送到customer的地方了，而我accounting record的stock movement是根据purchase invoice和sales invoice来记录in & out的。

最头痛的问题是，ubs的closing inventory value是自己key in的，我也不知道应该key in 那个value好，两个record的差距数额蛮大的。我想这方面应该算是公司internal operation的问题吧。。。。。。要做recon也不知从何下手。。。

心心公主

不好意思哦。。。问了很多问题。。。
感谢ks_w大大和unique_chin大大的解答。。。